Dekorationsikon för funktionen lyssna på webbplatsen

§ 115 Riktlinjer för användning av IT- och telefonistöd i Nynäshamns kommun

Med anledning av att GDPR träder i kraft har kommunens riktlinjer för användning av IT- och telefonistöd setts över och reviderats med anpassningar till förordningen.

Riktlinjernas avsnitt kring e-post har kompletterats med vägledning kring vilka personuppgifter som inte får skickas via kommunens e-postsystem. E-post är ett vanligt och bra hjälpmedel för kommunikation både externt och internt.

Det finns dock vissa risker med att skicka uppgifter via e-post som kan vara bra att känna till. Några av de risker som uppmärksammats är att det är svårt att försäkra sig om att det endast är rätt mottagare som får del av meddelandet.

Det är även svårt att radera meddelandet då det skickas mellan olika e-postservrar på det öppna nätet. Kopior av mottagna och skickade e-postmeddelanden ligger ofta kvar i enskilda användares brevlådor både i e-post-program och i servrar.

Det är dessutom relativt enkelt att göra intrång i e- postsystemet. Med anledning av de uppmärksammade riskerna tillfogas riktlinjerna med förbud mot att behandla vissa typer av personuppgifter via e-postsystemet.

Särskilda kategorier av personuppgifter, det vill säga känsliga personuppgifter, ska aldrig skickas via e-postsystemet.

Med särskilda kategorier av personuppgifter avses uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar en persons: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som entydigt identifierar personen.

Med genetiska uppgifter avser man sådana uppgifter som rör en persons nedärvda eller förvärvade genetiska kännetecken, som exempelvis kan framgå av en dna-analys.

Med biometriska uppgifter anses uppgifter som rör en persons fysiska, fysiologiska eller beteendemässiga kännetecken som tas fram genom en särskild teknisk behandling, till exempel fingeravtryck. Inte heller uppgifter och lagöverträdelser eller personnummer ska skickas via e- postsystemet.

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att:

Anta riktlinjer för användning av IT- och telefonistöd i Nynäshamns kommun.

Riktlinjerna träder i kraft den 1 juli 2018.

Kommunfullmäktiges beslut

Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet.

Sidan granskad 2019-05-05

Sidansvarig:

Nynäshamns kommun 

Dekorationsikon för besökadress

Stadshusplatsen 1

Dekorationsikon för postadress

149 81 Nynäshamn

Nynäshamns kommun
Stadshusplatsen 1
149 81 Nynäshamn

växel 08-520 680 00
fax 08-520 140 08

kontaktcenter@nynashamn.se

Journummer
Hitta hitlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
Om webbplatsen

Kommunens logotyp