Ikon för funktionen lyssna på webbplatsen
2018-06-26

Stora besparingar med papperslös hantering

Varje månad skickar Nynäshamns kommun ut över
3 000 fakturor och drygt 2 500 lönespecifikationer med posten. Nu vill kommunen öka andelen papperslösa betalningssätt och i samma veva effektivisera verksamheten.

För att effektivisera verksamheten och bidra till en mer hållbar och klimatneutral hantering satsar kommunen på ett mer digitalt flöde inom faktura- och löneadministrationen. Det handlar både om att öka andelen e-fakturor från leverantörer, att ersätta pappersfakturor mot e-fakturor och autogiron till kunder och att minska antalet lönespecifikationer som skickas hem via vanlig post.

Stora vinster med papperslösa betalningar

Varje år skickar kommunen ut närmare 40 000 fakturor till kunder och brukare. Det handlar framför allt om avgifter för skola, omsorg och VA, men även bygglov och musikskoleavgifter. Kommunen erbjuder e-faktura för alla tjänster som faktureras till privatpersoner, men i dagsläget går endast 20 procent av dessa fakturor digitalt. Nu vill kommunen öka den andelen.

– Varje skickad faktura kostar cirka fem kronor. Om vi kan öka andelen e-fakturor kan vi göra en potentiell besparing på över 130 000 kronor per år plus en effektivisering av verksamheten, säger Johan Lundström på ekonomiavdelningen.

Ett annat sätt att digitalisera fakturaflödet är via autogiro. Även det ger stora ekonomiska och miljömässiga besparingar, men intresset är inte lika stort hos kunderna.

Med tiden hoppas kommunen även kunna skicka e-fakturor till leverantörer vilket inte är möjligt i nuvarande ekonomisystem. Tills vidare satsar man på att öka andelen e-fakturor från leverantörer in till kommunen.

– Ungefär en tredjedel av leverantörsfakturorna är idag e-fakturor och även här vill vi se en ökning. Vi uppmanar nu mer aktivt våra leverantörer att skicka e-fakturor då det effektiviserar vårt arbete och ger stora vinster miljömässigt, säger Johan Lundström.

Satsning på digitala lönespecifikationer

Kommunen lägger dessutom stora pengar varje månad på att skicka hem lönespecifikationen med post till alla medarbetare, något man nu hoppas kunna minska. Digitala alternativ finns på plats via några av de stora bankerna, men det är upp till varje medarbetare att anmäla till sin bank att de vill få lönespecifikationen digitalt.

– Vi går nu ut och informerar om hur medarbetarna kan göra för att slippa få lönespecifikationen hem i brevlådan och hur de gör för att få samma information digitalt, säger Mimmi Söderström på HR-avdelningen.

Målsättningen är att helt kunna skippa papperslönespecifikationen vilket utöver miljövinsten skulle innebära en stor besparing för kommunen.

Text: Emma Ny   

Tipsa någon om den här sidan via:

Sidan granskad 2018-06-26

Sidansvarig:

Nynäshamns kommun 

Bild för besökadress

Stadshusplatsen 1

Bild för postadress

149 81 Nynäshamn

Kontakta kommunen
Telefon: 08-520 680 00

Fax: 08-520 140 08

E-post: kontaktcenter@nynashamn.se

Besöksadress:
Stadshusplatsen 1
149 81 Nynäshamn

Journummer
Hitta hitlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
Om webbplatsen

Kommunens logotyp